Ladda ner och skapa en juridiskt korrekt aktiebok här.
Att skapa en aktiebok handlar om att upprätta bolagets formella register över aktier och aktieägare med de uppgifter som aktiebolagslagen kräver. Den här guiden är skriven för dig som antingen precis har startat ett aktiebolag eller behöver återskapa en aktiebok som saknas.
1) Kontrollera om bolaget är ett avstämningsbolag
Börja med att ta fram bolagsordningen och kontrollera om det finns ett avstämningsförbehåll (dvs. att aktierna ska vara registrerade i ett avstämningsregister hos en värdepapperscentral). Om bolaget är ett avstämningsbolag är innehållet i aktieboken annorlunda än i ett “vanligt” privat aktiebolag, och ansvaret kan i praktiken ligga hos värdepapperscentralen när avstämningsregistret är upprättat.
2) Välj hur aktieboken ska föras
Aktieboken ska som huvudregel föras med automatiserad behandling (digitalt). Om bolaget inte är avstämningsbolag får den även föras i bunden bok eller i ett betryggande lösblads- eller kortsystem. Välj en form som gör att du kan lägga upp aktier i ordning och föra in uppgifter tydligt och konsekvent.
3) Samla underlag innan du börjar fylla i
För att aktieboken ska bli korrekt behöver du rätt underlag. Minst följande bör finnas framme:
- Vid nystart: stiftelseurkund (och uppgift om tecknade aktier), bolagsordning och eventuella beslut om aktieslag.
- Vid återskapande: senaste kända aktiebok (om någon kopia finns), aktiebrev (om sådana finns), överlåtelseavtal, protokoll/beslut om emissioner eller andra förändringar, samt uppgifter om aktuella aktieägare.
- Poängen är att du ska kunna bygga aktieboken utifrån handlingar som visar hur ägandet och aktiestocken ser ut.
4) Skapa aktieboken direkt vid bolagsbildning (om du är ny)
När samtliga stiftare har undertecknat stiftelseurkunden ska aktieboken upprättas, och uppgift om de tecknade aktierna ska föras in direkt. Praktiskt innebär det att du ska lägga in stiftarna (aktieägarna) och deras tecknade antal aktier så snart bolaget är bildat.
5) Lägg upp aktierna på rätt sätt (gäller bolag som inte är avstämningsbolag)
I bolag som inte är avstämningsbolag måste aktieboken innehålla uppgift om varje akties nummer och aktierna ska tas upp i nummerföljd. Det vanligaste är att numrera aktierna 1–X (där X är totala antalet aktier), om bolaget inte redan har en etablerad numrering.
Därefter kopplar du aktienumren (eller intervall av aktienummer) till respektive aktieägare, så att det går att se exakt vilka aktier en viss aktieägare äger.
6) För in obligatoriska uppgifter om aktieägare och aktier
Vilka uppgifter som måste finnas beror på bolagstyp:
Om bolaget inte är avstämningsbolag ska aktieboken innehålla bland annat aktieägarnas namn, personnummer/organisationsnummer (eller annat identifieringsnummer) och postadress, samt uppgifter om aktieslag (om det finns flera), om aktiebrev har utfärdats och i vissa fall om aktien omfattas av särskilda förbehåll.
Om bolaget är avstämningsbolag ska aktieboken innehålla aktieägarnas identitets- och adressuppgifter samt hur många aktier varje aktieägare innehar, inklusive fördelning per aktieslag om bolaget har olika aktieslag.
7) Datera införingar och anteckningar
När du för in uppgifter eller gör anteckningar ska de dateras, om tidpunkten inte tydligt framgår av annat material du har tillgängligt. Det gör att aktieboken blir korrekt att läsa även i efterhand och minskar risken för oklarheter.
8) Om du behöver återskapa en borttappad aktiebok
När aktieboken saknas är målet att återskapa en version som speglar aktuellt ägande och som bygger på de handlingar som finns. Gör så här i praktiken:
- Utgå från bolagets startpunkt: lägg in stiftarna och de tecknade aktierna enligt stiftelseurkunden (och den aktiestruktur som framgår av bolagets handlingar).
- Kartlägg alla kända förändringar i rätt ordning: överlåtelser, emissioner och andra händelser som påverkat vem som äger aktierna eller hur många aktier som finns.
- Bygg upp dagens ägarbild: för varje nuvarande aktieägare, säkerställ att du kan koppla innehavet till underlag (t.ex. överlåtelseavtal, protokoll/beslut, aktiebrev om sådana används).
- Återskapa aktienummer om bolaget inte är avstämningsbolag: om ingen numrering finns dokumenterad, använd en konsekvent nummerföljd (t.ex. 1–X) och koppla intervall till respektive aktieägare.
Kontrollera mot totalen: summera aktier per aktieslag och se att totalsumman stämmer med bolagets beslutade antal aktier.
Om du inte kan få fram tillräckligt underlag för någon del (t.ex. oklara ägarbyten) bör styrelsen lägga extra tid på att samla in dokumentation innan aktieboken “slås fast”, så att den inte bygger på antaganden.
9) Så gör du när du ska föra in en ny aktieägare (om du samtidigt bygger upp aktieboken)
I bolag som inte är avstämningsbolag gäller att när någon styrker sitt förvärv (t.ex. genom aktiebrev och överlåtelsekedja, eller på annat sätt) ska personen föras in som aktieägare, och det finns särskilda regler om hur det hanteras om överlåtelse är tecknad “in blanco”.
När du återskapar en aktiebok är detta relevant eftersom du ofta behöver bedöma vilka förvärv som är tillräckligt styrkta för att kunna föras in korrekt.
Vanliga fel när man skapar aktiebok
Det som oftast blir fel är att man (i bolag som inte är avstämningsbolag) glömmer aktienummer/nummerföljd, missar att ange aktieslag när det finns flera, eller blandar ihop datum så att det blir oklart när uppgifterna började gälla. Följ stegen ovan, använd bolagets handlingar som grund och håll formatet konsekvent så får du en aktiebok som är korrekt uppbyggd enligt lagen.